Debiteurenbeheer op cijfers of onderbuikgevoel?

Wees alert op signalen die niet uit Excel komen

Administratie en debiteurenbeheer lijken heel feitelijk met cijfers, harde afspraken en keiharde vervaldata. Geen abstract gedoe, toch? Dat klopt deels. Het gaat om de concrete cijfers, de afspraken en wanneer er betaald wordt. Maar er zijn ook signalen die je niet in een Excel-sheet kunt vangen, maar die je wel veel meer vertellen dan alle cijfers en onderzoeken bij elkaar. Noem het onderbuikgevoel, maar negeer het in ieder geval nooit.

Waterdichte deal, en toch lig je er wakker van?

Iedereen kent het wel; een deal is waterdicht en toch voelt het niet goed. Niets om concreet te benoemen of met argumenten te onderbouwen, maar je ligt er ’s nachts wel wakker van. Meestal blijkt dat toch niet voor niets. Zeker als je al een paar jaar onderneemt of met debiteurenbeheer bezig bent, dan voel je als het ergens niet klopt. Of als het misgaat. Of het nu ervaring is of een zesde zintuig, dat onderbuikgevoel is niet iets om zomaar opzij te schuiven.

Dit jaar kan het anders zijn

Dit jaar, waarin de economie compleet anders is dan we allemaal hebben voorzien, heeft iedereen wel klanten en opdrachtgevers waar het anders loopt dan verwacht. Die ene klant, waar het altijd goed ging, kan het nu zomaar lastig hebben. En heb je klanten in branches als de evenementenbranche, horeca of reissector, dan weet je zeker dat ze het zwaar hebben. Was het vorig jaar nog een vast gegeven dat een klant zeker wel op tijd zou betalen, dan kan dat dit jaar dus ineens heel anders zijn.

Veranderd betaalgedrag of onderbuikgevoel

De tijd dwingt ons dus om alert te zijn. Om niet ervan uit te blijven gaan dat wat een paar maanden terug nog goed ging, nu ook goed zal blijven gaan. Signalen over veranderd betaalgedrag of je onderbuikgevoel, kan en mag je nu dus niet negeren. 

Concrete signalen om op te letten

Waar je nu meer dan ooit op moet letten, is in ieder geval:

  1. Later of trager betalen
  2. Niet (snel) reageren op contact
  3. Veel moeilijker doen bij een geschil

Het gaat er daarbij vooral om of het anders is dan je gewend bent. Blijft een klant die standaard 2 weken te laat betaalt, dat nu ook doen? Dan is dat niet bijzonder. Wordt het ineens lastig om een opdrachtgever aan de lijn te krijgen? Of blijven e-mails nu ineens onbeantwoord of krijg je vage, nietszeggende reacties? Dan is er wel reden tot zorg.

Deel jouw waarnemingen of ideeën

Zodra er signalen zijn of je een onbestemd gevoel hebt bij een klant of opdracht, dan is het tijd om actie te nemen. Het is dan in ieder geval heel belangrijk om dat wat jij ziet of merkt, te delen met anderen. Zoals de commercie en directie.

Preventief debiteurenbeheer

Neem vervolgens ook echt actie, preventief debiteurenbeheer zeg maar. Dat kan door de klant (deels) vooruit te laten betalen, geen krediet te verstrekken, andere afspraken te maken en maatregelen te nemen waarmee je het risico voor jullie bedrijf beperkt zonder dat je de klant kwijtraakt. Zorg dat ook andere afdelingen van deze maatregelen op de hoogte zijn, zoals dus commercie en natuurlijk de directie. Op die manier blijven zij ook alert en voorkom je dat er aan de andere kant van het bedrijf afspraken worden gemaakt die puur op de verkoop gericht zijn en geen rekening houden met de mogelijke risico’s.

Eens vrijblijvend sparren? Laat het ons weten!

Kortom, merk je signalen op of bemerk je een onbestemd onderbuikgevoel bij jezelf als het over een klant of een nieuwe deal gaat? Doe daar dan wat mee. Uit ervaring weten we dat het 9 van de 10 keer ook echt klopt. En je wilt niet achteraf denken ‘Had ik maar…’. Vind je het prettig om eens vrijblijvend te sparren over de veranderingen in samenwerkingen en betalingen met en door klanten? Laat het ons weten. We delen graag onze kennis en ervaring in debiteurenbeheer met je.